先理解两个文件的分工#

• Word 模板：放所有固定内容，例如标题、说明文字、落款和排版。
• Excel 数据源：一行代表一位收件人或一份文档；第一行必须是字段名，例如“姓名”“部门”“联系电话”。
• 合并字段：Word 中的占位符，例如 «姓名»。合并时，Word 会从 Excel 的对应列取值替换它。

例如，模板里写“兹证明 «姓名» 同志为本单位员工”，Excel 每一行填写不同姓名，合并后即可得到多份内容对应的证明。

一、整理 Excel 数据源#

在开始前，先检查 Excel 表格是否满足以下要求：

1. 第一行是清晰、唯一的列标题，且不要留空列标题。
2. 每一行是一条完整记录；不要在数据区域插入空白行、合并单元格或小计行。
3. 证件号、工号、邮编等可能以 0 开头的内容，应提前设置为“文本”格式。
4. 保存并关闭 Excel 文件，再在 Word 中连接它，避免数据未保存或被占用。

二、在 Word 中启动邮件合并向导#

打开已经排好固定内容的 Word 模板，进入 邮件 选项卡，选择 开始邮件合并 > 邮件合并分步向导。右侧会出现向导面板。

在向导中依次设置：

1. 文档类型选“信函”。对于证明、通知、邀请函等逐人生成的文档，这一类型最合适。
2. 起始文档选“使用当前文档”。
3. 收件人选“使用现有列表”，点击“浏览”，选择准备好的 Excel 文件。
4. 在“选择表格”窗口中，选包含数据的工作表，例如 Sheet1$；若有表头，保留“数据首行包含列标题”的设置。
5. 在“邮件合并收件人”列表中检查记录。可以取消勾选不需要生成的人员，也可以按字段筛选或排序。

三、把 Excel 字段插入 Word 模板#

将光标放到需要显示个人信息的位置。可在向导的“其他项目”中选择字段，也可在 邮件 > 插入合并域 中选择列名。

例如，在“姓名：”后插入“姓名”字段；在“联系地址：”后插入“地址”字段。Word 会显示为 «姓名»、«地址» 等标记。重复此操作，直到所有可变信息都已放到相应位置。

建议先只插入字段，再统一调整字体、行距和段落格式。不要手动输入尖括号来伪造合并字段，只有通过菜单插入的字段才能读取 Excel 数据。

四、预览并生成合并结果#

点击“下一步：预览信函”，或在 邮件 选项卡中使用“预览结果”。通过上一条、下一条按钮逐条核对姓名、日期、证件号等内容是否正确。

确认无误后，选择 完成并合并 > 编辑单个文档，在弹出的窗口选择“全部”。Word 会新建一个包含全部记录的文档，每条记录通常从新的一页开始。这个文档适合统一检查、打印或导出 PDF。

五、把合并后的文档拆成多个文件#

“编辑单个文档”默认会得到一个汇总文件。若要按人员生成单独的 Word 文件，可利用标题和大纲功能拆分：

1. 在模板中为每一份文档增加一行唯一标题，例如 «姓名»工作证明。
2. 选中该行并应用“标题 1”样式。若不希望标题打印出来，可把字体颜色设为白色，并适当缩小字号和段前段后间距。
3. 完成合并后，在汇总文档中切换到 视图 > 大纲。
4. 在“大纲”选项卡中将显示级别设为“级别 1”，按 Ctrl + A 选中全部内容，点击“显示文档 > 创建”。Word 会按“标题 1”将内容拆成子文档。
5. 按 Ctrl + S 保存，并在保存提示中选择保留兼容性。拆分后的子文档会出现在与主文档同名的文件夹中。

拆分前请先复制一份汇总文档。大纲子文档功能会改变文档结构，保留原文件便于回退和重新生成。

常见问题#

使用前检查清单#

• Excel 已保存，列标题准确且无重复。
• Word 模板中的固定文字、页眉页脚和落款已完成。
• 所有变量内容均通过“插入合并域”插入。
• 已至少预览首条、中间记录和末条记录。
• 批量打印或发送前，已在少量记录上试运行。

邮件合并的关键不在于按钮顺序，而在于把“固定版式”和“变化数据”分开维护。模板稳定后，只需替换 Excel 数据，就能重复完成同类文档的批量制作。